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Accueil téléphonique et gestion d’agenda


Aujourd’hui, de plusieurs entreprises tirent profit du télétravail. C’est un domaine qui présente de nombreux avantages, déjà il libère de toutes les contraintes liées à la finance et à l’organisation des tâches. Comment ne pas confier certaines tâches à des entreprises spécialisées dans le télétravail si en parallèle on peut bénéficier d’une meilleure organisation et certains avantages financiers. Une secrétaire externalisée et dédiée se chargera donc de l’accueil téléphonique et de la gestion d’agenda sur une durée déterminée et des conditions bien fixées au préalable. Faire appel à un service de secrétariat téléphonique est une solution pour gagner du temps et de l’argent.  Elle est souvent destinée aux professionnels de la santé ou des personnes exerçant des professions libérales.

Les principales tâches de la secrétaire externalisée et dédiée


Dans le respect des consignes fournies par le client, la secrétaire externalisée gère son agenda de manière efficiente. Elle se présente au nom de l’entreprise ou du cabinet du client, prend les appels et enregistre tous les rendez-vous. En termes de télésecrétariat téléphonique, elle reçoit et émet des appels pour le compte du client. Non seulement elle note tous les rendez-vous, mais elle enregistre aussi toutes les autres demandes.   Ce qui libère le client du temps qu’il devrait dépenser au téléphone et de toutes les contraintes rattachées.

En termes de gestion d’agenda, la secrétaire fournit un identifiant qui permettra au client d’accéder à tout moment à son agenda afin de s’informer ou tout simplement de modifier les informations à sa guise. Parmi les informations notées par la secrétaire on peut citer les coordonnées, les messages, les rendez-vous, etc. Bref, tout ce qui lui a été transmis par téléphone à destination du client.

En outre, la secrétaire est généralement payée en forfaits comprenant le plus souvent la réservation de ligne personnalisée, l’accueil téléphonique et la gestion d’agenda, etc. Toutes les conditions sont normalement fixées au préalable dans le contrat.

 

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